直接答案
护照换发期间申请海外大学，核心原则是"新旧信息同时留痕，更新后第一时间同步"。具体操作分为三个阶段：换发前，在申请表中填写当前有效护照信息，同时扫描旧护照个人信息页和签证页留档；换发中，记录护照换发申请编号和预计领取日期，不要因为护照暂未到手而停止申请流程；换发后，第一时间通过申请系统或邮件将新护照信息更新给已提交申请的学校，并在后续申请中统一使用新护照信息。新旧护照号码不同是正常的，关键是在材料中建立两份护照之间的关联可追溯。
换发前：已有的申请材料如何处理
如果在护照换发前已经提交了部分学校的申请，这些申请中登记的是旧护照信息，核心原则是"不应撤回，可后续更新"。大多数申请系统允许在申请提交后更新护照信息，具体操作路径因系统而异：部分系统在申请人 portal 中提供"update personal details"或"update identification"选项；部分系统需要通过邮件或在线表单请求招生办协助更新。
换发前应完成的准备工作包括：将旧护照的全部信息页（包括个人信息页、签证页、出入境章页）进行高清晰度彩色扫描并存档，这些扫描件在换发后可能无法再获取；确认旧护照的到期日和换发触发条件（有效期不足、签证页用完还是遗失/损毁），不同的触发条件可能影响你在材料中的说明方式；在已提交申请中记录当前填写的护照号码和到期日，以便换发后逐校更新。
换发中：新申请和已提交申请的并行管理
护照换发的办理周期通常为 7-15 个工作日（不含邮寄时间），加急处理可能缩短至 3-5 个工作日。在此期间你可能同时面临已提交申请的状态跟踪和新申请的准备，护照处于"已交旧证、未领新证"的真空期。
对于正在提交中的新申请，填写护照信息时有两种选择：一是等待新护照领取后再提交申请，适用于截止日尚远的情况；二是如果截止日临近，使用旧护照信息填写，并在申请附加信息中说明护照正在换发、新护照信息将后续更新。不建议在未拿到新护照的情况下使用换发回执上的预计护照号码填写，因为实际签发号码可能与回执不同。
对于已提交的申请，换发中无需做任何操作，因为新护照尚未签发。但应在追踪表中记录每所学校的更新状态，防止遗漏。不要因为护照在换发中而焦虑——这在留学申请中是常见情况，招生办通常有成熟的对应流程。
换发后：新旧信息的更新与关联
拿到新护照后的第一件事是检查新护照上的信息：姓名拼写是否与旧护照一致（有时细微的拼写调整可能发生），出生日期和出生地信息是否一致，新护照号码和签发日期。
更新操作应分两组进行：已提交的学校逐一通过申请系统或邮件将新护照信息发送给招生办。邮件或更新请求中应同时提供旧护照号码和新护照号码，附上新护照个人信息页的扫描件，简要说明护照换发原因（如有效期不足导致换发）。已录取或已接受 offer 的学校也应同步更新，因为护照信息将被用于签发录取确认函（如英国的 CAS、澳大利亚的 CoE）。
对于新提交的申请：统一使用新护照信息填写，不再使用旧护照号码。但如果申请系统中有"previous passport number"字段，填写旧护照号码有助于身份信息的连续性。
旧护照上有有效签证的情况
如果旧护照上有当前有效的签证（如美国签证、申根签证等），换发护照后签证通常仍然有效，但出行时需要同时携带新旧两本护照。在向学校更新护照信息时，不需要报告旧护照上的签证信息——签证是出入境文件，与申请材料中的护照身份信息是两个独立维度。
如果旧护照上的签证页在你将来办理留学签证时需要作为旅行历史提供，确保换发前已完成扫描留档。
时间冲突的应急预案
如果在护照换发期间恰好有申请截止日，且你无法延迟提交申请，应急方案为：使用旧护照的信息完成申请提交；在申请附加说明中注明"护照换发中，新护照信息将在领取后第一时间更新"；拿到新护照后，在 24-48 小时内向学校发送更新。招生办对这类情况通常非常包容，因为护照换发是不可抗力而非申请人的失误。
不建议采取的应急操作：使用他人的护照信息（这是身份欺诈）；在未拿到新护照的情况下在申请中编造新护照号码；因为护照换发而放弃在截止日前提交申请。
常见问题
Q1：新护照上的姓名拼写和旧护照不一样怎么办？
首先确认新旧拼写中哪一个更准确或更符合你当前的身份文件（如户口本、身份证）。如果新护照的拼写是正确的（如之前的拼写是历史错误），以新护照为准，并逐校更新。在更新邮件中说明拼写变更的原因（如"更正了历史拼写错误"）。如果新护照的拼写是错的，需要联系出入境管理部门申请更正。
Q2：护照换发后出生地发生了变化怎么办？
正常情况下出生地不会因护照换发发生变化。如果确实出现了不同（如旧护照写省份、新护照写城市），应确认哪个版本符合你出生登记的实际记录，以最新官方信息为准。在申请材料中更新此类变更本质上不会影响录取决定，因为出生地不是招生审理中的关键变量。
Q3：换发护照后已提交的语言考试成绩报告上的护照号还是旧的，需要重新发送成绩吗？
语言考试机构（如 British Council、ETS）允许在护照换发后更新账户中的护照信息，但这通常不要求重新发送已送出的成绩报告。因为成绩报告上通常有其他识别信息（姓名、出生日期、考试日期和考试中心编号），学校可以通过这些信息匹配到你的申请档案。但建议在更新学校护照信息时，同时在邮件中提及你的语言考试成绩报告使用的旧护照号码。
Q4：如果旧护照遗失了而不是正常换发，流程有什么不同？
护照遗失补办比正常换发的周期更长，且需要先在公安机关做遗失申报。遗失后你无法提供旧护照扫描件，在向学校更新信息时只能说明旧护照已遗失、提供新护照信息。某些国家的签证申请对护照遗失有额外的申报要求，这不影响大学申请阶段，但需要在签证环节注意。
Q5：换发护照时需要加注英文名吗？
如果你的申请材料（成绩单、推荐信、简历）中使用了英文名（如"David Zhang"），而护照上只有拼音（"Xiaoming Zhang"），这种差异在申请阶段通常可以接受，因为拼音和英文名可以通过姓氏对应。但在签证环节，签证表上的姓名必须与护照严格一致。建议在申请系统中使用与护照一致的拼音姓名，在简历和 PS 等文书中可以在拼音后用括号标注你常用的英文名。
信息来源
- 国家移民管理局（2026），普通护照签发服务指南
- UK Visas and Immigration（2026），Application Updates: Change of Circumstances，英国内政部签证与移民局
- UCAS（2026），Updating Personal Details After Submission，英国大学和学院招生服务中心
- Department of Home Affairs Australia（2026），Change in Passport Details: Student Visa Holders，澳大利亚内政部
- Common App（2026），Updating Applicant Information After Submission
本文最后更新：2026年7月。护照换发是留学申请中的常见环节，提前规划换发时间窗口并做好新旧信息的留痕与同步可以避免不必要的材料问题。